بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی و اطلاعات مربوط به آن

بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی کاری زمان بر بوده و به فرصت زیادی جهت ثبت و بارگذاری فاکتور فروش در سامانه انبار مجازی نیاز دارد. در واقع آپلود فایل فاکتورها مدت زمان زیادی طول می کشد. فایل XML به شما کمک می کند که سرعت انجام این کار را افزایش دهید. XML مربوط به فاکتور فروش تجهیزات پزشکی و فایل XML زنجیره توزیع کالا در سامانه IMED برای کاهش حجم زیاد فاکتورهای فروش تجهیزات پزشکی که مشمول ارز دولتی می شوند، مورد استفاده قرار می گیرند. با استفاده از این فایل ها می توان آمار مربوط به انبارهای مجازی شرکت های توزیع کننده و تامین کننده را کاهش داد.

فایل XML زنجیره توزیع کالا در سامانه IMED یعنی چه؟

نرم افزار XML زنجیره توزیع، به شما کمک می کند که داده های مربوط به توزیع و فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی را به آسانی به سامانه تحویل دهید و این داده ها را از آمار انبار مجازی تجهیزات پزشکی کسر کنید. این در حالی است که با استفاده از فایل ایکس ام ال، برای انجام این کارها به بارگذاری فاکتور فروش نیاز ندارید.

هدف اصلی برای استفاده از طرح XML، افزایش سرعت اظهار توزیع و فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، بدون آپلود فاکتور در سامانه است. همان طور که می دانید، تعداد فاکتورهای توزیع کالا در برخی شرکت ها خیلی زیاد می باشد. در نتیجه ورود اطلاعات آنها به صورت دستی و الصاق فاکتور فروش، کاری وقت گیر بوده و روند عملیات را با کندی مواجه می کند. در واقع این فایل ایکس ام ال، تمامی اطلاعات فروش و فاکتورهای مربوط به آن را در خود جای داده است. بنابراین نیازی به انجام عملیات دستی برای وارد کردن اطلاعات فاکتورها ندارید و در نتیجه سرعت انجام کار افزایش خواهد یافت.

طبق آخرین قوانین وضع شده، تمامی شرکتهای فروش تجهیزات پزشکی، اصناف و توزیع کنندگان باید نسبت به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی در IMED اقدام کنند. این اطلاعات باید در بخش حواله های توزیع درج شوند. متاسفانه در گذشته امکان آپلود گروهی فاکتورها بر اساس خروجی اطلاعات سامانه و انبار وجود نداشت. در نتیجه این مسئله به عنوان یک نیاز مهم در بسیاری از شرکت ها و توزیع کننده های فعال در این زمینه شناخته می شد.

فایل نرم افزار XML زنجیره توزیع در سامانه IMED پروتکلی است که باعث تبادل اطلاعات بین مجموعه های تامین و توزیع کننده تجهیزات پزشکی و سامانه صدور حواله کالای مشمول ارز دولتی در IMED می شود. تصویر راهنمای زیر برای تمامی مجموعه های فعال در حوزه تجهیزات پزشکی یعنی وارد کنندگان، توزیع کنندگان و اصناف، قابل استفاده است.

مزایای نرم افزار XML زنجیره توزیع چیست؟

1. با استفاده از این فایل، نیازی به ورود اطلاعات فاکتورها به صورت چند مرحله ای در سامانه IMED ندارید.
2. ورود اطلاعات در انبار مجازی، یک فرایند چند مرحله ای است. به علاوه فراخوانی اطلاعات در سامانه نیز به صبر فراوان نیاز دارد. با استفاده از نرم افزار XML می توان این مشکلات را به سادگی برطرف کرد.
3. با استفاده از این فایل به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی به صورت تصویر یا پی دی اف نیاز ندارید.
4. با استفاده از ایکس ام ال می توانید اطلاعات فروش کالاهای توزیع شده را به صورت انبوه اظهار نمایید.
5. نرم افزار کدینگ XML، معاملات نرم افزارهای حسابداری را به صورت گزارش ارائه می دهد. از این گزارش ها می توان برای اظهار فروش استفاده کرد.
6. ورود دستی اطلاعات در سامانه و آپلود تکی هر فایل، کاری سخت و زمان بر است. با استفاده از ایکس ام ال می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید.
7. استفاده از پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی حائز اهمیت بالایی است. با استفاده از این پروتکل می توانید فرایند کسر اقلام از انبار مجازی را سرعت ببخشید.

چه گروه هایی مشمول استفاده از فایل XML در زنجیره توزیع می شوند؟

1. شرکت های وارد کننده تجهیزات پزشکی با استفاده از ارز ترجیحی
2. شرکت های توزیع کننده اقلام پزشکی با استفاده از ارز ترجیحی
3. اصنافی که در پخش با ارز ترجیحی مشارکت دارند.

برای تسهیل کار شرکت های نامبرده، یک منوی جداگانه در سامانه IMED رجیستر شده و از طرف مجموعه ما اجرا می شود.

چطور می توان فایل XML زنجیره توزیع کالا در سامانه IMED را ساخت؟

تا به کنون در مورد عدم نیاز به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی با استفاده از XML صحبت کردیم. برای ساخت فایل ایکس ام ال در زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی، ابتدا باید داده های کاملی از فروش جمع آوری کنید. سپس 2 راه برای ایجاد فایل ایکس ام ال و بارگذاری آن در سامانه IMED وجود دارد. این روش ها عبارتند از:

1. با سفارش به مجموعه ما و از طریق برون سپاری
2. با استفاده از نرم افزار کدینگ XML و به صورت درون سازمانی

مراحل سفارش نرم افزار XML زنجیره توزیع کالا به صورت برون سپاری

برای جلوگیری از بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی باید از فایل XML استفاده کنید. برای سفارش این فایل به صورت برون سپاری باید طبق مراحل زیر عمل نمایید.

1. ابتدا فرم سفارش را دانلود کرده و سپس آن را تکمیل کنید. پس از تکمیل سفارش آن را برای ما ارسال نمایید تا فایل XML شما آماده شود. برای دریافت فرم سفارش می توانید با شماره 09910801525 تماس بگیرید.
2. یک فاکتور جهت پرداخت به شما داده می شود که با پرداخت هزینه می توانید فایل XML خود را دریافت نمایید.
3. پس از دریافت فایل، آن را در سامانه رجیستر IMED آپلود نموده و کد یکتای خود را دریافت کنید.

در پر کردن فرم سفارش باید به نکاتی دقت فرمایید. این نکات عبارتند از:

• یک فایل راهنما به همراه فرم سفارش به شما ارائه می شود که باید آن را مطالعه کنید.
• برای پر کردن فرم باید از کاراکترهای مجاز استفاده نمایید. این کاراکترها شامل حروف فارسی و انگلیسی، اعداد و علائمی مثل {،.} {-/\} می باشند.
• به فرم اکسل مربوطه شیت اضافه نکنید. همچنین لازم است که نام شیت ها ثابت باشند و تغییری نکنند.
• در صورت نیاز می توانید نام فایل اکسل را برای شناسایی کارها تغییر دهید اما مجاز به تغییر نام شیت ها نیستید.
• باید در هر ردیف از فرم، نوع توزیع را تعیین کنید. نوع توزیع یعنی کالا را به چه کسی فروخته اید.
• پس از تعیین نوع توزیع، برخی سلول ها دچار تغییر رنگ می شوند که باید آن ها را پر کنید.
• در پایان فایل خود را ذخیره و فشرده سازی کرده و آن را برای ما ارسال نمایید تا فرایند کدسازی انجام شود.

فرم سفارش را حتما مطابق توضیحات ارائه شده پر و ارسال فرمایید. شما می توانید فرم سفارش پر شده خود را جهت پردازش از طریق راه های زیر ارسال کنید. به دلیل تعدد کانال های ارتباطی، حتما پس از ارسال، اطلاع رسانی نمایید.

کد یکتا برای دریافت کننده فاکتور تجهیزات پزشکی یعنی چه؟

همان طور که گفتیم با استفاده از این روش به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی نیازی نیست. در حالت ورود و آپلود اطلاعات فاکتور فروش به صورت دستی باید نوع توزیع و دسته بندی را انتخاب کنید. برای این کار باید نام مرکز درمانی و پزشک مورد نظر را وارد کرده و آن را جستجو نمایید. فایل کد یکتا دریافت کننده که از اداره کل تهیه می شود، لیستی از مراکز پزشکی، داروخانه ها، دندان پزشکان و اصناف کل کشور را به شما نمایش می دهد. برای هر کدام از این گزینه ها، یک کد یکتای 8 رقمی تعیین شده است.

در حالت اظهار فروش به کمک نرم افزار کدینگ XML در برخی موارد باید علاوه بر اسم مرکز دریافت کننده تجهیزات، کد یکتای مختص آن را نیز وارد کنید. ورود کد یکتا برای فروش به آزمایشگاه ها، مراکز درمانی و… ضروری است.

در لیست کدگذاری مجموعه های دریافت کننده فاکتور توزیع برای مراکز زیر، کد یکتا در نظر گرفته شده است:

• داروخانه ها
• آزمایشگاه ها
• مراکز درمانی
• دندان پزشک ها
• اصناف
• توزیع کنندگان
• و…

لیست مورد نظر به صورت دوره ای توسط سامانه IMED بروز رسانی می شود. ما همیشه آخرین نسخه را در وبسایت اصالت چاپ قرار می دهیم.

روند سفارش نرم افزار XML زنجیره توزیع به صورت درون سازمانی

1. نرم افزار XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی را دانلود کنید. برای دانلود نرم افزار می توانید با شماره 09910801525 تماس بگیرید.
2. پس از دانلود باید نرم افزار را به صورت آزمایشی فعال سازی کرده و آن را تست کنید.
3. در صورت موفقیت آمیز بودن تست، یک فاکتور از سمت ما برای شما ارسال می شود. شما می توانید با پرداخت فاکتور، نرم افزار را فعال سازی کنید.
4. سپس باید اطلاعات مربوط به فاکتورهای فروش مشمول ارز دولتی را به نرم افزار بدهید. نرم افزار با پردازش داده ها، خروجی XML را به شما تحویل می دهد.
5. باید نسخه خروجی نرم افزار را در سامانه ریجستر IMED آپلود کنید و کد یکتای مورد نظر را دریافت نمایید.

نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع چیست؟

با استفاده از نرم افزار کدینگ XML می توان فاکتورهای فروش را در بازه های زمانی دلخواه ماهانه یا فصلی به فایل ایکس ام ال زنجیره توزیع تبدیل و آن را در سامانه IMED آپلود کرد. در صورت انجام این کار به صورت درون سازمانی می توانید سرعت عملیات را بالا برده و هزینه های ناشی از آن را کاهش دهید. همه شرکت های تامین و توزیع تجهیزات پزشکی که مشمول آپلود فایل ایکس ام ال هستند، می توانند به صورت برون سپاری و درون سازمانی این کار را انجام دهند. برای انجام این کار به صورت برون سپاری یا درون سازمانی می توانید روی مجموعه اصالت چاپ حساب باز کنید. اطلاعات مورد نیاز برای ورود به سامانه شامل موارد زیر هستند:

• اطلاعات صدور فاکتور

کد انبار مجازی مخصوص توزیع کنندگان

کد GLN مخصوص وارد کنندگان تجهیزات و اقلام پزشکی

• اطلاعات دریافت کننده فاکتور

تعیین نوع توزیع

نام دریافت کننده اقلام

کد ملی یا شماره پاسپورت دریافت کننده کالا

• اطلاعات فروش شرکت شامل

کد ای ار سی

شماره مربوط به ثبت سفارش

شماره اظهار

و…

پس از این که اطلاعات مورد نیاز را وارد کردید، مجموعه ما عملیات کد سازی فایل ایکس ام ال را آغاز کرده و هر خروجی را در پوشه ای مجزا ذخیره می کند.

از مهم ترین ویژگی های نرم افزار کدینگ XML می توان به گزینه های زیر اشاره کرد:

• با انواع سیستم عامل ها و سخت افزارها سازگار است و حجم سبکی دارد.
• چند کاربر به صورت همزمان می توانند از این فایل استفاده کنند.
• یک محیط کاری مبتنی بر تعامل و ساده دارد.
• تمامی ورودی ها پیش چک می شوند.
• فایل سازی و پوشه سازی در این نرم افزار ترتیب خاصی دارد.
• تمامی ردیف های ورودی و حجم فاایل خروجی، مورد بررسی قرار می گیرند.
• این فایل بر مبنای آخرین پروتکل اداره کل تجهیزات، به روز شده است.

لزوم بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی برای خروج از لیست سیاه اداره کل تجهیزات

به گفته مدیر کل تجهیزات پزشکی سازمان غذا و دارو، در صورت عدم بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، نامه های رفع تعهد از بانک بررسی و صادر نمی شوند. دکتر سعیدرضا شاهمرادی می گویند:

با توجه به لزوم نظارت بر توزیع و فروش کالاهای مشمول ارز ترجیحی (یعنی 42000 ریال و 285000 ریال) و همچنین الزام مجموعه ها برای آپلود اسناد در سامانه انبار مجازی باید شرکت های زیر نسبت به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی اقدام کنند:

• شرکت هایی که در سال های 1401 و 1402 کالاهای خود را با ارز ترجیحی ترخیص کرده اند.

• شرکت هایی که در سال 1402، کالاهای خود را با ارز ترجیحی نوع 2 ترخیص نموده و به فروش رسانده اند.

وی اضافه کرد:

در صورتی که شرکت های نامبرده در موعد مقرر نسبت به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی اقدام نکنند، مشمول قانون ما به تفاوت ارزی می شوند. در نتیجه به دلیل عدم احراز فروش تجهیزات در کانال قانونی، مورد پیگرد قانونی قرار می گیرند. لازم به ذکر است که در صورت وجود کالا در انبار واقعی شرکت، باید آن را در سامانه فورکست ثبت کنید.

همان طور که می دانید، بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی لازم است. به علاوه نظارت بر زنجیره توزیع اقلام تامین شده با ارز یارانه ای از اهمیت بالایی برخوردار می باشد.  از طرفی اظهار تعداد کالاهای موجود در انبار واقعی در سامانه فورکست الزامی است. بنابراین با توجه به این سه مورد و ابلاغیه های قبلی به شما تاکید می کنیم که تمامی اسناد فروش خود را آپلود کنید. این مسئله برای تجهیزات تامین شده با ارز ترجیحی نوع 1 که از آغاز سال 1401 ترخیص شده اند و همچنین کالاهای تامین شده با ارز ترجیحی نوع 2 که از آغاز سال 1402 ترخیص شده اند، ضرورت دارد. دقت کنید که موجودی انبارهای واقعی، مجازی و سامانه فورکست باید با یکدیگر مطابقت داشته باشند. وجود هر گونه مغایرت بین مفاد فوق الذکر دارای عواقب بوده و مسئولیت آن بر عهده شرکت های تامین کننده می باشد.

تمام شرکت های وارد کننده اقلام پزشکی باید نکاتی را رعایت کنند. رعایت این نکات با توجه به لزوم ارائه اطلاعات صحیح ترخیص، شناسه گذاری و انبار مجازی، ضروی است.

1. ثبت اطلاعات در سامانه TTAC باید دقت فوق العاده ای به خرج دهید. کد ای ار سی، تعداد کالا، قیمت واحد، تاریخ انقضا و… از جمله اطلاعاتی هستند که باید به طور دقیق ثبت شوند. این موارد مبنای اصلی داده های موجود در انبار مجازی برای شناسه گذاری و قیمت گذاری هستند. در صورت وجود مغایرت، فرایند اصلاح زمان بر و حتی گاهی غیر ممکن خواهد بود.
2. در صورتی که ده روز پس از ترخیص کالا به کد کوتاژ انبار مجازی دسترسی پیدا نکردید، باید به سامانه fda.gov.ir مراجعه کنید. سپس به بخش مشکلات انبار مجازی رفته و مراتب را به اداره فناوری اطلاعات اقلام پزشکی، اطلاع دهید.
3. ممکن است گاهی به حذف یا اصلاح اظهارنامه گمرکی و اپلود مجدد آن، نیاز پیدا کنید. در این صورت برای جلوگیری از مغایرت اطلاعات، حتما قبل از حذف اظهار نامه، مراتب را به اداره کل اطلاع دهید. به یاد داشته باشید که قبل از رفع مشکل، فاکتور فروش را در انبار مجازی ثبت نکنید.
4. در صورت دریافت استعلام اصالت بیمه برای کالا، امکان تغییر و اصلاح تمامی کالاهای موجود در کوتاژ برای شما وجود ندارد.
5. در صورتی که فاکتور فروش در انبار مجازی را ثبت کرده باشید، نمی توانید کلیه اقلام موجود در کوتاژ مربوطه را اصلاح کنید.
6. در صورتی که داده های باقی مانده در انبار مغایرت داشته باشند، باید اقلام برگشت داده شده از طرف دریافت کننده مرجوعی تایید شوند. در این صورت امکان اصلاح برای شما فراهم خواهد شد.

پیدا کردن لیست کد انبارها و مکان ها GLN

تامین کنندگان تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی را چطور می توان پیدا کرد؟ برای پیدا کردن تامین کنندگان باید پس از ورود به کارتابل ریجستری در سامانه IMED، بخش XML زنجیره توزیع کالا را انتخاب کنید. با این کار می توانید لیست دریافت کننده فاکتور، انبارها، GLNs را مشاهده نمایید.

برای پیدا کردن توزیع کنندگان تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی نیز باید به این ترتیب عمل کنید. ابتدا به کارتابل شرکت در سامانه IMED مراجعه کرده و گزینه جستجو در قسمت ثبت توزیع کالا را انتخاب نمایید. سپس از منوی موجود برای لیست کالای تولیدی/ وارداتی، لیست انبارها را مشاهده کنید.

خالی بودن لیست انبارها و جی ال ان چه معنایی دارد؟ مشکل چیست؟

این مشکل معمولا در حالتی به وجود می آید که در سامانه TTAC، انباری مشخص نکرده باشید. شما باید ابتدا در سامانه TTAC یک انبار تعریف کرده و اطلاعات مربوط به آن را در سامانه مذکور وارد کنید. جهت ثبت اطلاعات هر انبار و جزئیات مربوط به آن می توانید از طریق شماره تماس با ما در ارتباط باشید.

ثبت اطلاعات مالکیت مکانی برای شرکت های تجهیزات پزشکی

تمامی شرکت های تامین و توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی باید اطلاعات انبار خود را در سامانه های مربوطه وارد کنند. به منظور رعایت قوانین مبارزه با قاچاق کالا و ارز، بنابر ابلاغیه های شماره د/139191/664 به تاریخ 14 اسفند 98، شماره 44752/655 به تاریخ 26 مرداد 98، شماره د/56029/664 به تاریخ 31 شهریور 98 و شماره 17828/664 به تاریخ 27 اردیبهشت 99، تمامی شرکت های توزیع کننده موظفند اطلاعات مربوط به تبادلات مالکیتی و مکانی فراورده ها را ثبت کنند. اطلاعات مربوط به انبارها باید در سامانه رهگیری، کنترل و ردیابی اصالت TTAC وارد شده و کد GLNs در اسرع وقت اخذ شود.

راهنمایی:

1. برای ثبت اطلاعات مکانی خود ابتدا به آدرس https://ttac.ir مراجعه کنید.
2. از طریق لینک https://old.ttac.ir به سامانه قدیمی وارد شوید.
3. پس از ورود به این صفحه با کاربری مدیرعامل، باید گزینه اطلاعات شعب را از منوی سمت راست انتخاب کنید. وارد قسمت دفتر مرکزی شده و روی افزودن کلیک نمایید. سپس می توانید اطلاعات مربوط به انبارهای خود را در فیلدهای قابل نمایش ثبت کنید.

توجه: در صورتی که به عنوان یک شرکت توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، در سامانه افراد حقوقی و حقیقی ثبت نام نکرده اید، ابتدا باید این کار را انجام دهید. اصناف تجهیزات پزشکی نیز باید تا زمان آماده سازی بستر لازم در سامانه TTAC، اطلاعات خود را در سامانه IMED ثبت کرده و آن ها را بروز رسانی کنند.

نکات مهم در مورد نرم افزار XML زنجیره توزیع برای تجهیزات پزشکی

دقت کنید که تمامی موضوعات ذیل، در صورت برون سپاری تهیه نرم افزار کدینگ XML از اصالت چاپ، رعایت می شوند. لذا موضوعات ذیل صرفا جنبه آموزشی دارند.

1. شرکت ها و اصناف برای ارسال اطلاعات فروش به سامانه های انبار مجازی می توانند از طریق فرم اکسل XML اقدام کنند. راهنمای لازم برای ایجاد این فرم به پیوست ارسال خواهد شد. شرکت ها و اصناف می توانند در صورت علاقه مندی پروتکل ابلاغی را اجرا کنند. این پروتکل برای شرکت ها و اصنافی که حجم تراکنش بالا دارند، مناسب است.
2. کلیه شرکت ها و اصنافی که قصد دارندبه وسیله فایل XML فاکتورهای خود را ثبت کنند، باید به این ترتیب عمل نمایند. این مجموعه ها می توانند لیست آخرین کدینگ در مراکز دریافت فاکتور را از منو زنجیره توزیع کالا، دریافت کنند.
3. الصاق فاکتور حذف می شود.
4. در فرایند ثبت سند توزیع، علاوه بر آی ار سی در کارتابل اصناف و توزیع کنندگان، سری ساخت نیز قابل مشاهده است. سند توزیع شما باید به ازای یک سری ساخت معتبر درج شود.
5. در صورتی که هنوز برای اصناف و توزیع کنندگان، کد GLN صادر نشده باشد، نیازی به درج آن نیست.
6. اگر نوع توزیع مطب بود، باید به شماره نظام پزشکی پزشک مورد نظر نیز اشاره کنید.
7. با توجه به عدم نیاز به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، تمامی شرکت ها باید فاکتورهای کاغذی و فیزیکی را نزد خود نگه داری کنند. سپس طبق درخواست اداره کل، فاکتورها را به دانشگاه علوم پزشکی ارائه نمایند. (امکان تولید گسترده فاکتورها برای هر شرکت یا به صورت سربرگی از طریق شرکت اصالت چاپ وجود دارد.)

مراحل آپلود فایل ایکس ام ال برای زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

برای بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی ابتدا باید فایل XML  را از جانب ما دریافت کرده و سپس به شیوه زیر عمل کنید.

1. در سامانه ریجستری سایت IMED با کاربری مدیر عامل وارد شوید.
2. از منوی XML گزینه زنجیره توزیع کالا را انتخاب کنید.
3. گزینه اپلود فایل XML را انتخاب نمایید.
4. در بخش بارگذاری فایل های ایکس ام ال توزیع ارزی، گزینه انتخاب فایل را بزنید.
5. فایل های ایکس ام ال مورد نظر خود را انتخاب کنید.
6. سپس دکمه اپلود فایل در سامانه را بزنید تا فایل های مورد نظر آپلود شوند.
7. در نهایت پیامی تحت عنوان ( اطلاعات با موفقیت ذخیره شد)، به شما نمایش داده می شود. یک کد رهگیری (مانند XML09508432) نیز به شما ارائه خواهد شد. شما می توانید از طریق آرشیو و پیگیری، آخرین وضعیت فایل های ارسال شده را بررسی کنید.

نکات مهم برای اپلود فایل ایکس ام ال تجهیزات پزشکی ارزی

1. پس از اپلود فایل و اطمینان از موفقیت آمیز بودن آن، یک کد رهگیری به فایل داوطلب ارائه می شود. بر اساس قوانین، هر فایل محدودیت حجم خاصی دارد. به علاوه هر داوطلب طی 24 ساعت تنها می تواند چند فایل محدود را اپلود کند.
2. حجم مجاز حداکثری برای هر فایل 2000 کیلو بایت است.
3. هر کاربر حداکثر 3 فایل در روز می تواند اپلود کند.
4. حداکثر تعداد رکورد به ازای هر فایل 5000 می باشد.

سایر نکات مهم

• در تهیه فایل XML باید تمامی قوانین دستور العمل را رعایت کنید. دستورالعمل مورد نظر برای کاربرهای شرکت های وارد کننده، توزیع کننده و اصناف متفاوت است.
• در زمان آپلود فایل XML، فرمت مورد نظر چک شده و در صورت تایید، فایل با موفقیت آپلود می شود. در صورت عدم تایید، پیغامی به شما نشان داده می شود تا فایل خود را اصلاح کنید.
• تایید فایل ایکس ام ال به معنی تایید اطلاعات شما نیست. فایل های آپلود شده به ترتیب بر اساس زمان آپلود، در سیستم بررسی می شوند.
• زمان پردازش اطلاعات برای مشاهده نتیجه بر اساس تعداد و حجم فایل ها، معمولا چند روز کاری خواهد بود. برای آگاهی از مشاهده وضعیت نهایی می توانید به فرم آرشیو مراجعه کنید.
• در فرم آرشیو، یک راهنمای کامل برای دانلود و مطالعه کاربر قرار داده شده است.
• در صورت پردازش فایل و نبود خطا، حواله های شرکت به صورت سیستمی ثبت و ایجاد می شوند. داوطلب این فاکتورها را می تواند در لیست سندهای توزیع موجود در کارتابل مشاهده کند.

مانند تصویر زیر فایل های XML را از طریق انتخاب فایل، تیک بزنید و سپس آن ها را آپلود کنید.

بعد از بارگذاری نرم افزار XML زنجیره توزیع در سامانه ریجستری IMED با پیام زیر رو به رو خواهید شد.

آرشیو فایل های ایکس ام ال توزیع مربوط به کالای آپلود شده در سامانه آیمد

در این مرحله، لیست تمامی فایلهای ایکس ام ال فاکتور فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی به شما نشان داده می شود. فایل های آپلود شده با وضعیت اولیه نمایش داده شده و در صف بررسی و پردازش قرار می گیرند. پس از پردازش نهایی نتیجه تایید یا رد فایل در ستون وضعیت، قابل مشاهده است. در صورتی فایل رد شده باشد، برای آگاهی از دلیل رد شدن آن می توانید به بخش جزئیات مراجعه کنید. تا زمانی که فایل پردازش نشده، می توانید آن را حذف نمایید. برای آگاهی بیشتر از انواع خطاهای سیستم و دسترسی به لیست، ادامه مطلب  را مشاهده کنید.

در ادامه با تصویر زیر مواجه می شوید.

با فشردن دکمه دریافت خروجی اکسل لیست خطاهای فایل، می توانید موارد زیر را ملاحظه کنید:

• نوع توزیع
• کدینگ دریافت کننده
• نوع توزیع بر اساس کد اعلام شده
• نام دریافت کننده
• دریافت کننده بر اساس کد اعلام شده
• شماره پاسپورت یا کد ملی دریافت کننده
• تبعه بودن یا نبودن دریافت کننده
• استان دریافت کننده
• و…

باید بدانید که حتی یک آیتم نامعتبر می تواند باعث رد کامل فایل شود و شرکت باید اطلاعات را تصحیح کرده و فایل را دوباره آپلود کند. ممکن است یک بخش در فایل، مشمول یک یا چندین خطا باشد. این خطاها در ستون شرح خطا کاملا توضیح داده می شوند.

سوالات متداول در مورد بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی

چرا در بلک لیست آیمد قرار می گیریم؟

این مشکل به دلیل عدم ثبت فاکتورهای فروش به صورت دستی و عدم کسر آمار از انبار مجازی و یا عدم اظهار فاکتور فروش توسط فایل XML به وجود می آید.

فایل XML زنجیره توزیع چیست؟

با استفاده از این فایل می توانید فرایند بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی را به صورت سریع و یکجا به آیمد اظهار کنید. بنابراین فرایند کسر از آمار انبار مجازی شرکت نیز به صورت یکباره انجام می شود.

چطور می توان یک فایل XML برای زنجیره توزیع ساخت؟

این کار به صورت برون سپاری و درون سازمانی صورت می گیرد. در حالت برون سپاری، شما به عنوان تامین یا توزیع کننده باید فرم سفارش مربوطه را پر کرده و برای ما ارسال کنید. بعد از واریز فاکتور، فایل ایکس ام ال از سمت ما برای شما ارسال می شود و می توانید آن را در آیمد آپلود نمایید. در حالت درون سازمانی باید نسبت به سفارش نرم افزار کدینگ XML اقدام کنید. به این ترتیب می توانید به تمامی فاکتورهای فروش به صورت درون سازمانی، دسترسی داشته باشید. نهایتا فایل را در سامانه ریجستری آپلود کرده و نتیجه حداقل تا 3 روز بعد مشخص می شود. بعد از تایید فایل توسط سامانه، کسر آمار از انبار مجازی به صورت یکباره صورت می گیرد.

هزینه طراحی فایل XML چقدر است؟

هزینه مورد نظر با توجه به تعداد ردیف سفارش، دفعات اصلاح فرم، وجود یا عدم وجود ایراد و... متغیر است.

نحوه سفارش نرم افزار کدینگ XML چطور است؟

بعد از پرداخت فاکتور، لینک دانلود نرم افزار برای شما ارسال می شود و باید آن را نصب کنید. پس از نصب، راهنمای فعالسازی و آموزش استفاده از نرم افزار به شما ارائه خواهد شد.

آیا این نرم افزار به قفل سخت افزاری مجهز است؟

خیر

آیا می توان نرم افزار XML زنجیره توزیع را به صورت اقساطی سفارش داد؟

بله، امکان واریز وجه در سه قسط برای شما وجود دارد. نرم افزار تا موعد واریز قسط برای شما فعال است و در هر مرحله بعد از واریز، مجددا فعال می شود.

آیا می توان نرم افزار XML را روی چند سخت افزار نصب کرد؟

بله، در یک سازمان مشخص، چند کاربر می توانند نرم افزار را روی سیستم خود نصب کرده و از آن استفاده کنند.

آیا استفاده از XML به عنوان تنها راه کسر آمار از انبار مجازی شناخته می شود؟

خیر، ورود دستی اطلاعات و بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی نیز راه دیگری است. البته این راه، زمانبر می باشد.

آیا امکان کدسازی برای چند شرکت مختلف با یک نرم افزار واحد وجود دارد؟

بله، ولی هر یک از شرکت ها باید هزینه جداگانه ای بابت فعالسازی پرداخت کنند. یعنی سه شرکت می توانند به صورت تفکیک شده از یک نرم افزار برای تبدیل به زنجیره XML استفاده نمایند اما سه هزینه جداگانه باید پرداخت شود.

منبع: سلامت دارو ایرانیان